Departmental Administrative Assistant in part-time (50%)

Kennziffer: 2026-0046

Heidelberg
Part time 19,75 h/week
Molecular Thoracic Oncology

Das Deutsche Krebsforschungszentrum (DKFZ) ist eines der größten Krebsforschungszentren Europas. „Forschen für ein Leben ohne Krebs“ ist unsere Mission und hierfür arbeiten unsere Weltklassewissenschaftler:innen gemeinsam mit allen Mitarbeitenden.

Wir erforschen, wie Krebs entsteht, erfassen Krebsrisikofaktoren und suchen nach neuen Strategien, die verhindern, dass Menschen an Krebs erkranken. Wir entwickeln neue Methoden, mit denen Tumore präziser diagnostiziert und Krebspatient:innen erfolgreicher behandelt werden können. Jeder Beitrag zählt – ob in der Forschung, in der Administration oder der Infrastruktur. Das macht unsere tägliche Arbeit so bedeutungsvoll und spannend.

The Division of Molecular Thoracic Oncology is seeking as of June 2026 a

Our research is focused on understanding the genetic and molecular basis of lung and breast cancers by studying various oncogenic drivers and specific genetic alterations that drive cancer progression. Using advanced genetically engineered mouse models, we examine how distinct gene expression profiles influence tumor aggressiveness and responsiveness to treatment. A key part of our research involves identifying biomarkers predictive of poor therapeutic outcomes, aiming to develop more precise cancer therapies.

Ihre Aufgaben:

General office management and day-to-day organizational tasks for our international division
Independent drafting of internal and external correspondence in German and English
Support onboarding of new employees (administrative setup, coordination with internal interfaces)
Travel management: arranging business travel for division members and handling electronic travel requests/approvals and reimbursements (domestic and international)
Co-management and coordination of budgets and grants (tracking, documentation, reporting support)
Editing and maintenance of the departmental website and division-specific databases
Processing of orders and invoices (e.g., SAP Ariba procurement and related workflows)
Procurement planning: tracking recurring orders/contracts, vendor onboarding, comparing quotes, monitoring delivery delays
Coordinating laboratory and equipment-related requests (e.g., organizing repairs via the SAP Fiori App)
Administrative processing in internal portals (e.g., handling employee sick leave entries/notifications according to DKFZ process)
Document management: maintaining structured folders for grants, budgets, SOPs, travel, invoices; version control; templates
Maintaining and updating the head of division’s documents (e.g., CVs, biosketches, publication lists for grants and reports)
Calendar and meeting triage for the head of division (prioritization, agenda prep, minutes, follow-ups)
Event management: organization of national and international seminars, meetings, workshops, student courses, and conferences

Ihr Profil:

Completed vocational training in an administration/commercial field (e.g., office management, administration, or comparable)
Excellent organizational and communication skills in German and English
High sense of responsibility, initiative, discretion, and confidentiality
Structured, independent working style and strong service mindset
Confident user of MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Team-oriented, reliable, committed, and able to prioritize in a dynamic environment
Prior experience in general administrative activities is essential
Willingness to learn new tools and processes; DKFZ offers training for the software used in this role

Unser Angebot:

Hervorragende Rahmenbedingungen: modernste state-of-the-art Infrastruktur und Möglichkeit zum internationalen Austausch auf Spitzenniveau
30 Tage Urlaub
Flexible Arbeitszeiten
Vergütung nach TV-L inkl. betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen
Möglichkeit zur mobilen Arbeit und Teilzeitarbeit
Familienfreundliches Arbeitsumfeld
Nachhaltig zur Arbeit: Vergünstigtes Deutschland-Jobticket
Entfalten Sie Ihr volles Potenzial: gezielte Angebote für Ihre persönliche Entwicklung fördern Ihre Talente
Unser betriebliches Gesundheitsmanagement bietet ein ganzheitliches Angebot für Ihr Wohlbefinden

Sie sind interessiert?

Dann werden auch Sie Teil des DKFZ und tragen gemeinsam mit uns zu einem Leben ohne Krebs bei!

Ihre Ansprechperson:
Prof. Dr. Rocio Sotillo Roman
Telefon: +49 (0)6221/42-3691

Befristung: Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung ist möglich.

Bewerbungsschluss: 03.04.2026

Bewerbungen per E-Mail können leider nicht angenommen werden.
Bitte beachten Sie auch, dass wir per Post eingereichte Bewerbungen nicht zurückschicken können.

Wir sind davon überzeugt: Ein innovatives Forschungs- und Arbeitsumfeld lebt von der Vielfalt seiner Beschäftigten. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von talentierten Menschen, unabhängig von Geschlecht, kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Identität, körperlichen Fähigkeiten, Religion und Alter. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.

Hinweis: Wir unterliegen den Vorschriften des Infektionsschutzgesetzes (IfSG). Deshalb müssen alle unsere Beschäftigten einen Immunitätsnachweis gegen Masern vorlegen.