Position: Assistenz (m/w/d) für das Sekretariat des Wissenschaftlichen Vorstandes

Department: Wissenschaftlicher Vorstand

Code number: 2022-0158

The German Cancer Research Center is the largest biomedical research institution in Germany. With more than 3,000 employees, we operate an extensive scientific program in the field of cancer research.

Job description:

Sie sind verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des Vorstandssekretariats und leisten Unterstützung im Bereich des wissenschaftlichen Stiftungsvorstandes. Mit Ihrer konstruktiven Kommunikation und lösungsorientierten Arbeitsweise tragen Sie zur Entlastung des Stiftungsvorstandes vom Tagesgeschäft bei.

Dabei erwartet Sie ein ausgesprochen abwechslungsreicher Aufgabenbereich, der insbesondere folgende Tätigkeiten umfasst:

  • Erledigung aller anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie Verantwortung des allgemeinen Officemanagements
  • Professionelles Terminmanagement
  • Bearbeitung der Korrespondenz und sonstige Schreibarbeiten in Deutsch und Englisch
  • Pflege und Erstellung von Korrespondenz- und Ablagedatenbanken
  • Reiseplanung und Reisekostenabrechnung (Inland / Ausland)
  • Erstellung von umfangreichen Reiseunterlagen
  • Wiedervorlagemanagement
  • Empfang und Betreuung in- und ausländischer Gäste
  • Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Besprechungen
  • Eigenverantwortliche Optimierung interner Abläufe
  • Übernahme von projektbezogenen Aufgaben zur Unterstützung des wissenschaftlichen Vorstandes bzw. der Vorstandsreferent:innen in operativen und strategischen Aufgabestellungen

Requirements:

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. einschlägige Qualifikation im Sekretariats- / Assistenzbereich.

Die Stelle verlangt neben Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit zeitliche Flexibilität, Leistungsbereitschaft und hohes Verantwortungsbewusstsein. Einen sehr guten Umgang mit der deutschen Sprache und exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir ebenso voraus wie einen sicheren Umgang mit MS­-Office-Anwendungen.

Wir erwarten Teamfähigkeit, großes Engagement, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und Integrität. Wichtig sind uns ein freundliches Auftreten sowie die Fähigkeit, sich schnell auf neue Personen und Anforderungen einstellen zu können.

We offer:

  • Interesting, versatile workplace
  • International, attractive working environment
  • Campus with modern state-of-the-art infrastructure
  • Salary according to TV-L including social benefits
  • Possibility to work part-time
  • Flexible working hours
  • Comprehensive further training program

Important notice:

The DKFZ is subject to the regulations of the Infection Protection Act (IfSG). As a consequence, only persons who present proof of immunity against measles as well as against COVID-19 may work at the DKFZ.

Earliest Possible Start Date: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Duration: The positions are initially limited to 2 years with the possibility of prolongation.

Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Application Deadline: 31.05.2022

Contact:

Dr. Michael Brysch
Phone +49 6221/42-1671

Please note that we do not accept applications submitted via email.

The DKFZ is committed to increase the proportion of women in all areas and positions in which women are underrepresented. Qualified female applicants are therefore particularly encouraged to apply.

Among candidates of equal aptitude and qualifications, a person with disabilities will be given preference.

To apply for a position please use our online application portal (https://www.dkfz.de/en/stellenangebote/index.php).

We ask for your understanding that we cannot return application documents that are sent to us by post (Deutsches Krebsforschungszentrum, Personalabteilung, Im Neuenheimer Feld 280, 69120 Heidelberg) and that we do not accept applications submitted via email. We apologize for any inconvenience this may cause.