Position: Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / Koordinierungsstelle

Department: DKFZ Standort Dresden

Code number: 2024-0142

The German Cancer Research Center is the largest biomedical research institution in Germany. With more than 3,000 employees, we operate an extensive scientific program in the field of cancer research.

Mit Unterstützung des Freistaates Sachsen baut das Deutsche Krebsforschungszentrum (DKFZ) eine Außenstelle am Standort Dresden auf, um innovative Technologien zu entwickeln, die mittels smarten Sensoren und Künstlicher Intelligenz die Prävention, Früherkennung, Behandlung und die Nachuntersuchung von Krebserkrankungen verbessern. Am DKFZ Standort Dresden wird neben dem Aufbau der administrativen und wissenschaftlichen Struktur ein neues Gebäude errichtet.

Am DKFZ Standort Dresden ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz (m/w/d) der Administrativen Leitung / Koordinierungsstelle zu besetzen.

 

Job description:

Mit Ihrem freundlichen Auftreten und Ihrer selbstständigen, lösungsorientierten Arbeitsweise überzeugen Sie als zentrale Ansprechperson und unterstützen insbesondere die Administrative Leitung beim Aufbau des DKFZ Standorts Dresden. Dabei erwartet Sie ein ausgesprochen abwechslungsreicher Aufgabenbereich, in welchen Sie eigene Ideen einfließen lassen können.

  • Eigenverantwortliche Organisation des Officemanagements: interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Postbearbeitung, Vorbereitung von Personalmaßnahmen und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
  • Terminmanagement: hohes Maß an Eigenständigkeit in der Koordination von Terminen für Besprechungen und Veranstaltungen (Vor- und Nachbereitung, Bereitstellung von Unterlagen, Erstellung von Sitzungsprotokollen); Verantwortung für das Raumbuchungssystem
  • Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
  • Materialbeschaffung/-verwaltung und Rechnungsbearbeitung über das elektronische Bestellsystem
  • Vorgangsmanagement: Selbstständige Bearbeitung von Vorgängen aus dem digitalen Postfach, Überwachung von Vorgängen und Fristencontrolling, strukturierte Datenablage und Mitwirkung im Berichtswesen
  • Unterstützung und selbstständige Bearbeitung von vielseitigen Projektaufgaben in einer wachsenden Struktur
  • Mitwirkung in der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse und Weiterentwicklung der Digitalisierungsprozesse
  • Projektmanagement „DKFZ Neubau Dresden“:
    • Mitwirkung im Vergabemanagement
    • Anlegen von Bestellaufträgen in SAP
    • Rechnungserfassung
    • Mitwirkung im Kostencontrolling und Dokumentenmanagement
    • Kontrolle der Einhaltung von Fristen und Nachhaltung gesetzlicher Bestimmungen
    • Mitwirkung in der Prozessoptimierung und beim Digitalisierungsprozess

Requirements:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und/oder Ausbildung im fremdsprachlichen Bereich bzw. vergleichbare Qualifikation
  • Einwandfreie Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS Office und SAP
  • Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, um Prozesse aktiv mitzugestalten und zu verbessern
  • Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
  • Ausgeprägte Kommunikations-, Koordinations- und Teamfähigkeiten
  • Freude an vielseitigen Aufgaben und die Fähigkeit, sich schnell auf neue Personen und Anforderungen einzustellen

We offer:

  • Excellent framework conditions: state-of-the-art equipment and opportunities for international networking at the highest level
  • Compensation according to TV-L incl. occupational pension plan and capital-forming payments
  • 30 days of vacation per year
  • Possibility of part-time work
  • Family-friendly working environment, e.g. parent-child room and advisory services
  • Sustainable travel to work: subsidized Germany job ticket
  • Unleash your full potential: targeted offers for your personal development to further develop your talents
  • Our Corporate Health Management Program offers a holistic approach to your well-being

Important notice:

The DKFZ is subject to the regulations of the Infection Protection Act (IfSG). As a consequence, only persons who present proof of immunity against measles may work at the DKFZ.

Earliest Possible Start Date: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Duration: The position is initially limited to 2 years with the possibility of prolongation.

Application Deadline: 29.05.2024

Contact:

Peggy Koerner
Phone +49 351 3156681202

Please note that we do not accept applications submitted via email.

The DKFZ is committed to increase the proportion of women in all areas and positions in which women are underrepresented. Qualified female applicants are therefore particularly encouraged to apply.

Among candidates of equal aptitude and qualifications, a person with disabilities will be given preference.

To apply for a position please use our online application portal (https://www.dkfz.de/en/stellenangebote/index.php).

We ask for your understanding that we cannot return application documents that are sent to us by post (Deutsches Krebsforschungszentrum, Personalabteilung, Im Neuenheimer Feld 280, 69120 Heidelberg) and that we do not accept applications submitted via email. We apologize for any inconvenience this may cause.