Projektkoordinator:in (m/w/d) für administrative Prozesse in den Core Facilities

Reference number: 2024-0350

• Heidelberg
• Vollzeit
• Enabling Technology

“Research for a life without cancer" is our mission at the German Cancer Research Center. We investigate how cancer develops, identify cancer risk factors and look for new cancer prevention strategies. We develop new methods with which tumors can be diagnosed more precisely and cancer patients can be treated more successfully. Every contribution counts – whether in research, administration or infrastructure. This is what makes our daily work so meaningful and exciting.

Unsere Abteilung Enabling Technology sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

  Für die Planung und Umsetzung administrativer Prozesse in unseren zentralen Technologieplattformen (Core Facilities) suchen wir eine:n engagierte:n Projektkoordinator:in (m/w/d).

Die Core Facilities des DKFZ bieten den Forscher:innen am DKFZ Zugang zu einem breiten Spektrum modernster Technologien der Lebenswissenschaften und der entsprechenden methodischen Expertise. Als wissenschaftliche Serviceeinheiten arbeiten die Core Facilities an der Schnittstelle zwischen Forschung, Technologieentwicklung und Innovation. Als Projektkoordinator:in für administrative Prozesse in den Core Facilities berichten Sie an die Abteilungsleitung. Sie koordinieren Projekte in den Bereichen Investitionsplanung, Leistungserfassung und -verrechnung, nachhaltige Finanzierung und mehr. Sie arbeiten abteilungsübergreifend in enger Abstimmung mit den Leitungen der Core Facilities und der zentralen Administration. Ihr Ziel ist es, die Effizienz und Qualität der administrativen Abläufe zu steigern, um die Forschungsprojekte der Wissenschaftler:innen des DKFZ bestmöglich zu unterstützen.
Als Mitglied der Abteilung Enabling Technology arbeiten Sie dabei in einem kleinen, dynamischen Team, in dem großen Wert auf gegenseitige Wertschätzung und Zusammenarbeit gelegt wird, um gemeinsam etwas zu bewegen. Eine sorgfältige und umfassende Einarbeitung ist bei uns selbstverständlich.


For the planning and implementation of administrative processes in our central technology platforms (Core Facilities) we are looking for a dedicated project coordinator.

The DKFZ's Core Facilities offer DKFZ researchers access to a broad spectrum of state-of-the-art life science technologies and the corresponding methodological expertise. As scientific service units, the Core Facilities work at the interface between research, technology development and innovation. As project coordinator for the administrative processes in the Core Facilities, you will report to the department head. You will coordinate projects in the areas of investment planning, performance recording and billing, sustainable financing and more. You will work across departments in close coordination with the Core Facility heads and the central administration. Your aim is to increase the efficiency and quality of administrative processes in order to provide the best possible support for the DKFZ scientists' research projects.
As a member of the Enabling Technology department, you will be part of a small, dynamic team that highly values mutual respect and collaboration to make a meaningful impact together. Thorough and comprehensive onboarding is a matter of course for us.

Your Tasks

• Sie gestalten aktiv die Konzeptionierung und Implementierung von Kostenstrukturen für die Abrechnung der Core Facility Services.
• Sie leiten eigenverantwortlich die fachübergreifende Projektgruppe zur internen Leistungsverrechnung und tragen maßgeblich zum Erfolg des Projekts bei.
• Gemeinsam mit der Finanzabteilung, dem Grants Office und den Leitungen der Core Facilities erarbeiten Sie Finanzierungskonzepte zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit der Core Facilities und haben die Möglichkeit, dabei Ihre kreativen Ideen einzubringen.
• Sie unterstützen die Leitungen der Core Facilities sowie die Abteilungsleitung bei der vorausschauenden Investitionsplanung und der Finanzverwaltung der Core Facilities.
• Sie koordinieren die Weiterentwicklung einer Online-Buchungsplattform für die Planung und Nachverfolgung von Dienstleistungen und begleiten ihre erweiterte Implementierung.
• Sie beteiligen sich an nationalen und internationalen Netzwerken zum Thema Finanzierungsmodelle für wissenschaftliche Infrastrukturen.
• Durch Ihr souveränes und professionelles Auftreten vertreten Sie die Abteilungsleitung gegenüber der zentralen Verwaltung und dem Wissenschaftlichen Rat des DKFZ.

• You will actively design and implement cost structures for the billing of Core Facility services.
• You will independently lead the interdisciplinary project group for internal cost allocation and make a significant contribution to the success of the project.
• Together with the Finance Department, the Grants Office and the Core Facility heads, you will develop financing concepts to ensure the sustainability of the Core Facilities and have the opportunity to contribute your creative ideas.
• You will support the Core Facility heads and the Enabling Technology department head in forward-looking investment planning and the financial management of the Core Facilities.
• You will coordinate the further development of an online booking platform for the planning and tracking of services and support its extended implementation.
• You will participate in national and international networks on the topic of financing models for scientific infrastructures.
• With your confident and professional demeanor, you will represent the department head in interactions with central administration and the DKFZ Scientific Council.

Your Profile

• Sie haben ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium, vorzugsweise gefolgt von einer Promotion, in einem naturwissenschaftlichen Fach, oder verfügen über vergleichbare praktische Erfahrung.
• Sie zeichnen sich durch Ihre Leidenschaft für die Koordination und Planung von Projekten aus und verfügen über exzellente organisatorische Fähigkeiten.
• Idealerweise haben Sie bereits Berufserfahrung an akademischen Forschungseinrichtungen, insbesondere im Bereich von Forschungsinfrastrukturen.
• Kenntnisse in der Kosten- und Leistungsrechnung sind von Vorteil.
• Sie sind sicher im Umgang mit IT-Anwendungen, insbesondere MS Office (Excel).
• Sie besitzen ein ausgeprägtes analytisches Denkvermögen, eine schnelle Auffassungsgabe und eine hohe Affinität zu Zahlen.
• Sie verfügen über sichere Kenntnisse von Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Die Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld fällt Ihnen leicht und Sie sind talentiert darin, Netzwerke auf verschiedenen Ebenen aufzubauen.
• Teamfähigkeit, eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie eine hohe Eigenmotivation runden Ihr Profil ab.

• You have a university degree, preferably followed by a doctorate, in a natural science subject, or have comparable practical experience.
• You are passionate about coordinating and planning projects and have excellent organizational skills.
• Ideally, you already have professional experience at academic research institutions, particularly in the field of research infrastructures.
• Knowledge of cost and performance accounting is an advantage.
• You are confident in using IT applications, especially MS Office (Excel).
• You have strong analytical thinking skills, a quick grasp and a high affinity for numbers.
• You are proficient in German and English, spoken and written.
• You find it easy to work in an international environment and you are talented at building networks at various levels.
• Strong teamwork skills, an independent and structured approach to work, and a high level of self-motivation complete your profile.

We Offer

Are you interested?

 Then become part of the DKFZ and join us in contributing to a life without cancer!

 ​Duration: The position is initially limited to 2 years with the possibility of prolongation.

Application Deadline: 10.01.2025

Applications by e-mail cannot be accepted.

 

We are convinced that an innovative research and working environment thrives on the diversity of its employees. Therefore, we welcome applications from talented people, regardless of gender, cultural background, nationality, ethnicity, sexual identity, physical ability, religion and age. People with severe disabilities are given preference if they have the same aptitude.

Notice: We are subject to the regulations of the Infection Protection Act (IfSG). Therefore, all our employees must provide proof of immunity against measles.

Share this job!