Mitarbeiter:in (m/w/d) im Bereich Career Service & Alumni Relations in Teilzeit (50%)

Reference number: 2026-0197

• Heidelberg
• Teilzeit 19,75 Std./Woche
• Personalabteilung - Career Service & Alumni Relations

The German Cancer Research Center (DKFZ) is one of Europe’s largest cancer research centers. “Research for a life without cancer" is the mission of our world-class scientists and all our team members.

We investigate how cancer develops, identify cancer risk factors and search for new cancer prevention strategies. We develop new methods with which tumors can be diagnosed more precisely and cancer patients can be treated more successfully. Every contribution counts – whether in research, administration or infrastructure. This is what makes our daily work so meaningful and exciting.

Die Personalabteilung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n

  Die Arbeitsgruppe Career Service & Alumni Relations unterstützt Nachwuchswissenschaftler:innen am DKFZ dabei, fundierte Entscheidungen über ihre berufliche Zukunft zu treffen. In vertraulichen 1-to-1-Karriereberatungen sowie mit vielfältigen Trainings- und Veranstaltungsformaten begleiten wir Postdocs, Promovierende und Masterstudent:innen bei ihrer Karriereorientierung und dem Bewerbungsprozess. Wir bieten Informationen zu unterschiedlichen Karrierewegen sowie Tools (www.careercheck.eu) zur Reflexion eigener Interessen, Kompetenzen und Ziele und deren Abgleich mit dem Arbeitsmarkt. Über unser Alumni-Karrierenetzwerk (www.dkfz-connect.de) ermöglichen wir Einblicke in vielfältige Berufsfelder und Karrierewege und unterstützen bei der Suche nach passenden Mentoren.

Your Tasks

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie als zentrale organisatorische Schnittstelle unseres kleinen Teams die Koordination administrativer Abläufe, Veranstaltungen und Trainingsangebote, gestalten unsere Onboarding-Angebote aktiv mit und betreuen unsere Auszubildenden fachlich im Arbeitsalltag. Dazu zählen: 

• Sie planen und organisieren Karriere- und Netzwerkveranstaltungen in englischer Sprache und koordinieren dabei Teilnehmer:innen, externe Dienstleister und Kooperationspartner.
• Sie koordinieren Workshop- und Trainingsangebote in Zusammenarbeit mit Learning & Development.
• Sie übernehmen eigenverantwortlich administrative und organisatorische Aufgaben für den Bereich Career Service & Alumni Relations, insbesondere in den Bereichen Budgetmonitoring und -administration, Beschaffung, Reisekosten und Prozessmanagement.
• Sie koordinieren und optimieren interne Abläufe, entwickeln Standards und Vorlagen weiter und erstellen Auswertungen sowie Entscheidungsgrundlagen für die Gruppenleitung.
• Sie steuern organisatorische Prozesse rund um unsere Karriereberatungsangebote und unterstützen das Datenbank- und Kommunikationsmanagement einschließlich Datenpflege, Qualitätssicherung und Evaluation.
• Sie wirken an der redaktionellen Betreuung und Weiterentwicklung unserer LinkedIn-Präsenz mit.
• Sie betreuen und koordinieren unsere Onboarding-Angebote für Nachwuchswissenschaftler:innen und präsentieren unser Beratungs- und Qualifizierungsangebot gegenüber internationalen Zielgruppen in deutscher und englischer Sprache.
• Sie übernehmen die fachliche Anleitung und Einarbeitung von Auszubildenden und Hilfskräften im Büromanagement; dabei sind Sie an drei Ausbildungstagen pro Woche verlässlich anwesend. 

Your Profile

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit mehrjähriger relevanter Berufserfahrung oder einschlägiger Hochschulabschluss (BA/FH) bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer administrativen, koordinierenden oder organisatorischen Funktion, idealerweise in einem wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und sicheres Auftreten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift
• Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen, Daten und digitalen Systemen; Erfahrung in der Auswertung und Aufbereitung von Kennzahlen ist von Vorteil
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner:innen sowie an der Anleitung von Auszubildenden
• Ausgeprägtes Qualitäts- und Servicebewusstsein sowie Bereitschaft, Prozesse aktiv weiterzuentwickel

Sie behalten auch dann den Überblick, wenn viele Fäden zusammenlaufen, bringen gerne Struktur in komplexe Zusammenhänge und arbeiten gerne mit unterschiedlichen Menschen? Dann passen Sie gut in unser kleines Team. Wir arbeiten kreativ und auf Augenhöhe zusammen, verlassen uns aufeinander und übernehmen Verantwortung für unsere jeweiligen Aufgaben und Entscheidungen. Dazu gehört für uns auch, offen mit Fehlern umzugehen, daraus zu lernen, uns gegenseitig zu unterstützen und gemeinsam gute Lösungen zu finden.

Bewerben Sie sich gerne mit Ihrem Lebenslauf und einem kurzen Motivationsschreiben – auf Deutsch oder Englisch. Da es sich um eine 50%-Stelle handelt, interessiert uns außerdem, wie Sie Ihre Arbeitszeit idealerweise verteilen möchten und welche Erwartungen Sie an die Position und die Zusammenarbeit im Team mitbringen. 

We Offer

Are you interested?

 Then become part of the DKFZ and join us in contributing to a life without cancer!

 ​Duration: The position is initially limited to 2 years.

Application Deadline: 06.10.2026

Applications by e-mail cannot be accepted.

Please also note that we cannot return applications submitted by post.

 

We are convinced that an innovative research and working environment thrives on the diversity of its employees. Therefore, we welcome applications from talented people, regardless of gender, cultural background, nationality, ethnicity, sexual identity, physical ability, religion and age. People with severe disabilities are given preference if they have the same aptitude.

Notice: We are subject to the regulations of the Infection Protection Act (IfSG). Therefore, all our employees must provide proof of immunity against measles.

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